รายการชำระเงิน

รายการชำระเงินคือบันทึกที่ระบุว่ามีการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้แล้ว

รายการชำระเงินสามารถทำได้กับธุรกรรมต่อไปนี้

• ใบแจ้งหนี้การขาย
• ใบแจ้งหนี้การซื้อ
• ใบสั่งขาย (การชำระเงินล่วงหน้า)
• ใบสั่งซื้อ (การชำระเงินล่วงหน้า)
• การเรียกร้องค่าใช้จ่าย
• การโอนภายใน

ใน ERPNext มีสองตัวเลือกที่ผู้ใช้สามารถบันทึกการชำระเงิน:

• รายการชำระเงิน (ค่าเริ่มต้น)
• รายการสมุดรายวัน

นี่คือแผนภาพเพื่อให้เข้าใจการไหล:

ในการขาย:

ในการซื้อ:

หากต้องการเข้าถึงรายการรายการชำระเงิน ให้ไปที่:

หน้าแรก > การบัญชี > บัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้ > รายการชำระเงิน

1. ข้อกำหนดเบื้องต้น

รายการชำระเงินยังสามารถสร้างโดยตรงแล้วเชื่อมโยงกับใบสั่ง/ใบแจ้งหนี้ภายหลังได้ ก่อนสร้างและใช้รายการชำระเงิน แนะนำให้สร้างสิ่งต่อไปนี้ก่อน:

1. ลูกค้า
2. ผู้จัดจำหน่าย
3. บัญชีธนาคาร

หากคุณกำลังทำตามวงจรการขาย/ซื้อ คุณจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

1. ใบสั่งขาย (การชำระเงินล่วงหน้า)
2. ใบสั่งซื้อ (การชำระเงินล่วงหน้า)
3. ใบแจ้งหนี้การขาย
4. ใบแจ้งหนี้การซื้อ

ตั้งค่า:

1. ผังบัญชี
2. บริษัท (สำหรับบัญชีเริ่มต้น)
3. วิธีสร้างรายการชำระเงิน

เมื่อส่งเอกสารที่สามารถทำรายการชำระเงินได้ คุณจะพบตัวเลือกชำระเงินภายใต้ปุ่ม สร้าง

1. เปลี่ยนวันที่บันทึก
2. ประเภทการชำระเงินจะถูกตั้งตามธุรกรรมที่คุณมา ประเภทคือ 'รับ' 'จ่าย' และ 'การโอนภายใน'
3. ประเภทบุคคล บุคคล ชื่อบุคคลจะถูกดึงโดยอัตโนมัติ
4. บัญชีที่จ่ายไปและบัญชีที่จ่ายจากจะถูกดึงตามที่ตั้งไว้ใน แบบฟอร์มบริษัท
5. ยอดเงินที่จ่ายจะถูกดึงจากใบแจ้งหนี้
6. บันทึกและส่ง

2.1 สร้างการชำระเงินด้วยตนเอง

รายการชำระเงินที่สร้างด้วยตนเองจะไม่มีใบสั่ง/ใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยง การชำระเงินที่ทำเช่นนี้จะถูกบันทึกในบัญชีลูกค้า/ผู้จัดจำหน่ายและสามารถตรวจสอบได้ภายหลังโดยใช้ เครื่องมือตรวจสอบการชำระเงิน

1. ไปที่รายการรายการชำระเงินและคลิกที่ใหม่
2. เลือกประเภทบุคคลและลูกค้า/ผู้จัดจำหน่ายที่เกี่ยวข้อง
3. เลือกบัญชีธนาคาร/บัญชีเงินสดที่จ่ายไปและจ่ายจาก ป้อนหมายเลขเช็คและวันที่หากเป็นการโอนธนาคาร
4. ป้อนยอดเงินที่จ่าย
5. บันทึกและส่ง
6. คุณลักษณะ

3.1 การตั้งค่าวิธีการชำระเงิน

วิธีการชำระเงิน : การป้อนสิ่งนี้ช่วยจัดหมวดหมู่รายการชำระเงินตามวิธีการชำระเงินที่ใช้ วิธีการชำระเงินสามารถเป็นธนาคาร เงินสด การโอนเงิน ฯลฯ

เคล็ดลับ : ในมาสเตอร์ วิธีการชำระเงิน สามารถตั้งบัญชีเริ่มต้นได้ บัญชีชำระเงินเริ่มต้นนี้จะถูกดึงเข้ารายการชำระเงิน

3.2 การชำระเงินจาก/ไป

• ประเภทบุคคล : ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า ผู้จัดจำหน่าย พนักงาน ผู้ถือหุ้น นักเรียน หรือสมาชิมองค์กร
• บุคคล : บุคคลเฉพาะที่ทำรายการชำระเงิน
• ชื่อบุคคล : ชื่อของบุคคล ซึ่งจะถูกดึงโดยอัตโนมัติ
• บัญชีธนาคารบริษัท : บัญชีธนาคาร ของบริษัทคุณ
• บัญชีธนาคารบุคคล : บัญชีธนาคาร ของบุคคล
• ข้อมูลติดต่อ : หากบุคคลเป็นองค์กร สามารถจัดเก็บบุคคลติดต่อได้ที่นี่

3.3 บัญชี

• ยอดดุลบุคคล : ยอดเงินรับได้หรือจ่ายโดยรวมจากลูกค้าหรือผู้จัดจำหน่ายจากใบแจ้งหนี้ที่ตั้งไว้ในรายการชำระเงินปัจจุบัน ยอดเงินที่จ่ายจะเป็นบวกและหากมีการชำระเงินล่วงหน้า จะเป็นลบ
• บัญชีที่จ่ายจาก : บัญชี ที่ยอดเงินจะถูกหักเมื่อส่งการชำระเงิน
• บัญชีที่จ่ายไป : บัญชี CoA ที่ยอดเงินจะถูกเพิ่มเมื่อส่งรายการชำระเงิน
• สกุลเงินบัญชี : สกุลเงินของบัญชีเหล่านี้จะถูกดึงตามที่ตั้งไว้ใน บัญชี และไม่สามารถแก้ไขได้ที่นี่ หากต้องการทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกรรมในหลายสกุลเงิน ไปที่หน้านี้
• ยอดดุลบัญชี : ยอดดุลรวมจากใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของบัญชีที่เลือก

ยอดเงินที่จ่าย : ยอดเงินรวม ที่จ่ายสำหรับรายการชำระเงินปัจจุบันจะแสดงในฟิลด์นี้

หมายเหตุ : เมื่อทำรายการชำระเงิน บัญชีธนาคารเริ่มต้นจะถูกดึงตามลำดับต่อไปนี้หากตั้งค่าไว้:

• แบบฟอร์มบริษัท
• บัญชีเริ่มต้นวิธีการชำระเงิน
• บัญชีธนาคารเริ่มต้นลูกค้า/ผู้จัดจำหน่าย
• เลือกด้วยตนเองในรายการชำระเงิน

3.4 การอ้างอิง

การดึงใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ

สิ่งนี้สามารถใช้เพื่อชำระเงินใบแจ้งหนี้การขายหลายใบโดยใช้รายการชำระเงินหนึ่ง เมื่อสร้างรายการชำระเงินใหม่ เมื่อคลิกที่ปุ่ม รับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ หรือปุ่ม รับใบสั่งที่ค้างชำระ ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระทั้งหมดและใบสั่งที่เปิดอยู่จะถูกดึงสำหรับบุคคลตามลำดับ คุณต้องป้อน 'ยอดเงินที่จ่าย' เพื่อดูปุ่มนี้ จากที่นี่สามารถเลือกช่วงวันที่และใบแจ้งหนี้ที่จะดึงได้

หากบุคคลไม่ได้ชำระเงินเต็มจำนวน ให้ป้อนยอดเงินที่จ่ายในฟิลด์ 'จัดสรร'

หากสร้างรายการชำระเงินสำหรับลูกค้า ยอดเงินที่ชำระจะถูกจัดสรรกับใบแจ้งหนี้การขาย ในทำนองเดียวกัน เมื่อสร้างรายการชำระเงินสำหรับผู้จัดจำหน่าย ยอดเงินที่ชำระจะถูกจัดสรรกับใบแจ้งหนี้การซื้อ

ตารางการอ้างอิงการชำระเงิน

• ประเภท : ไม่ว่าการชำระเงินจะทำกับใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้การขาย หรือรายการสมุดรายวัน
• ชื่อ : ID ธุรกรรมเฉพาะจะถูกดึง/เลือกที่นี่
• ยอดเงินรวม : ยอดเงินรวมของใบแจ้งหนี้/รายการสมุดรายวันหนึ่งในแถว
• ค้างชำระ : ยอดเงินที่จะรับ/จ่ายสำหรับใบแจ้งหนี้นี้
• จัดสรร : หากยอดเงินที่จ่ายน้อยกว่ายอดเงินใบแจ้งหนี้ เฉพาะยอดเงินที่จ่ายจะถูกจัดสรรให้ใบแจ้งหนี้ที่ดึงในรายการชำระเงิน การชำระเงินอาจทำเป็นส่วน ตัวอย่างเช่น หากมีสามใบแจ้งหนี้ยอดเงิน 20, 20, 20 ยอดเงินที่จ่ายคือ 60 ยอดเงินที่จ่ายนี้จะถูกแจกจ่ายเท่ากัน เงื่อนไขการชำระเงิน อาจเกี่ยวข้องด้วย

ยอดเงินที่ไม่ได้จัดสรรคืออะไร?

เมื่อทำรายการชำระเงินใน ERPNext และยอดเงินที่จ่ายมากกว่ายอดเงินใบแจ้งหนี้รวม มันจะถูกจัดเก็บในบัญชีลูกค้า/ผู้จัดจำหน่าย ยอดเงินนี้จึง 'ไม่ได้จัดสรร' ในปัจจุบัน ยอดเงินที่ไม่ได้จัดสรรสามารถใช้กับใบแจ้งหนี้ในอนาคตได้

ตัวอย่างเช่น คุณสร้างใบแจ้งหนี้การขายรวม 1,000 และลูกค้าจ่าย 1,500 เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้อีกใบสำหรับลูกค้านี้ในอนาคตสำหรับ 1,000 อีกครั้ง ยอดเงิน 500 ที่จ่ายไว้ก่อนหน้านี้สามารถใช้ได้

3.5 การหักหรือขาดทุน

เมื่อสร้างรายการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้ อาจมีความแตกต่างบางอย่างระหว่างยอดเงินที่จ่ายจริงและยอดเงินใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ ความแตกต่างนี้อาจเกิดจากข้อผิดพลาดในการปัดเศษหรือการเปลี่ยนแปลงอัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงิน คุณสามารถตั้งบัญชีที่นี่ซึ่งยอดเงินความแตกต่างนี้จะถูกบันทึก

ขาดทุน/การหักสามารถตัดจำหน่ายได้ มาดูตัวอย่างที่นี่ซึ่งยอดเงินที่จ่ายคือ 25 แต่ยอดเงินที่จัดสรรคือ 30 เนื่องจาก 30 เป็นยอดเงินที่ต้องเก็บตามใบแจ้งหนี้ 'ยอดเงินความแตกต่าง' จะเป็น 5 ในกรณีนี้ ยอดเงินความแตกต่างนี้อาจเกิดขึ้นเนื่องจากส่วนลดหรืออัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงิน ยอดเงินความแตกต่างต้องเป็น 0 เพื่อส่งรายการชำระเงิน สิ่งนี้สามารถปรับได้โดยใช้ปุ่ม สร้างรายการความแตกต่าง ยอดเงินจะถูกปรับในบัญชีตัดจำหน่าย

3.6 ตัดจำหน่าย

การตัดจำหน่ายเกิดขึ้นเมื่อยอดเงินที่จ่ายน้อยกว่ายอดเงินที่จัดสรร คือ ยอดเงินที่เหลือถือว่าสูญหายในค่าธรรมเนียมเบ็ดเติ๋วหรือยอดเงินนั้นจะไม่ได้รับการชำระ สิ่งนี้ถือว่าเป็นขาดทุน

3.5 หลังจากส่ง

บันทึกและส่งรายการชำระเงิน เมื่อส่ง ยอดเงินที่ค้างชำระจะถูกอัปเดตในใบแจ้งหนี้

หากรายการชำระเงินถูกสร้างกับใบสั่งขายหรือใบสั่งซื้อ ฟิลด์ 'ชำระล่วงหน้า' จะถูกอัปเดตในเอกสารเหล่านั้น เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้กับธุรกรรมเหล่านั้น รายการชำระเงินจะถูกอัปเดตอัตโนมัติในใบแจ้งหนี้นั้นเพื่อให้คุณสามารถจัดสรรยอดเงินใบแจ้งหนี้กับรายการชำระเงินล่วงหน้า

สำหรับการชำระเงินที่เข้ามา การลงบัญชีจะทำดังนี้

• เดบิต: บัญชีธนาคารหรือบัญชีเงินสด
• เครดิต: ลูกค้า (ลูกหนี้)

สำหรับการชำระเงินที่ออกไป:

• เดบิต: ผู้จัดจำหน่าย (เจ้าหนี้)
• เครดิต: บัญชีธนาคารหรือบัญชีเงินสด

4. กรณีอื่น

4.1 รายการชำระเงินหลายสกุลเงิน

หากคุณต้องการรักษาบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้ในสกุลเงินต่างประเทศ ให้สร้างบัญชีด้วยสกุลเงินต่างประเทศ (ต่างจากสกุลเงินบริษัท) และเชื่อมโยงในบัญชีบุคคล ตัวอย่างเช่น:

ERPNext อนุญาตให้คุณรักษาบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้ใน หลายสกุลเงิน หากทำใบแจ้งหนี้ในสกุลเงินบุคคล อัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงินระหว่างสกุลเงินพื้นฐานของบริษัทและสกุลเงินบุคคลจะถูกป้อนในใบแจ้งหนี้ด้วย

หมายเหตุ: ต้องสร้างและเลือกบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้แยกต่างหากในใบแจ้งหนี้การขาย/ใบสั่งเพื่อให้การแลกเปลี่ยนสกุลเงินทำงานได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากลูกค้ามาจากสหรัฐอเมริกา ให้สร้างบัญชีลูกหนี้ที่เรียกว่า 'ลูกหนี้สหรัฐอเมริกา'

เมื่อสร้างรายการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้นั้น อัตราแลกเปลี่ยนปัจจุบันจะถูกดึง แต่คุณสามารถตั้งอัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงินในเวลาชำระเงินเพื่อให้ตรงกับบันทึกของคุณ

คลิกที่ปุ่ม ตั้งกำไร/ขาดแลกเปลี่ยน เพื่อเพิ่มแถวโดยอัตโนมัติเพื่อตัดจำหน่ายยอดเงินความแตกต่าง

เนื่องจากอัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงินผันผวนตลอดเวลา อาจนำไปสู่ความแตกต่างในยอดเงินชำระเงินกับยอดเงินรวมใบแจ้งหนี้ ยอดเงินความแตกต่างนี้สามารถบันทึกในยอดเงินกำไร/ขาดแลกเปลี่ยนสกุลเงิน

การชำระเงินยังสามารถทำได้โดยไม่ขึ้นกับใบแจ้งหนี้โดยสร้างรายการชำระเงินใหม่

หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการธุรกรรมในหลายสกุลเงิน ไปที่หน้านี้

4.2 การโอนภายใน

การโอนภายในใช้ในกรณีที่เงินถูกโอนระหว่างบัญชีของบริษัทเดียวกัน ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าจากสหรัฐอเมริกาใช้ PayPal การโอนเงินจาก PayPal ไปยังบัญชีธนาคารสามารถถือว่าเป็นการโอนภายใน

การโอนภายในต่อไปนี้สามารถจัดการได้จากรายการชำระเงิน

1. ธนาคาร - เงินสด
2. ธนาคาร - ธนาคาร
3. เงินสด - เงินสด
4. เงินสด - ธนาคาร

4.3 การจัดการสถานการณ์การชำระเงินที่แตกต่างกัน

สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระ ยอดเงินที่ค้างชำระ = ยอดรวมทั้งหมด เมื่อสร้างรายการชำระเงิน ค่าในยอดเงินที่ค้างชำระจะลดลง

ในกรณีส่วนใหญ่ นอกจากการขายปลีก การเรียกเก็บและการชำระเงินเป็นกิจกรรมแยกกัน มีหลายชุดที่การชำระเงินเหล่านี้ทำ กรณีเหล่านี้ใช้กับทั้งการขายและการซื้อ

• พวกมันสามารถเป็นล่วงหน้า (ชำระล่วงหน้า 100%)
• หลังการจัดส่ง ไม่ว่าจะเมื่อจัดส่งหรือภายในไม่กี่วันหลังการจัดส่ง
• บางส่วนล่วงหน้าและบางส่วนเมื่อหรือหลังการจัดส่ง
• การชำระเงินสามารถทำรวมกันสำหรับใบแจ้งหนี้หลายใบ
• การชำระเงินล่วงหน้าสามารให้รวมกันสำหรับใบแจ้งหนี้หลายใบ (และสามารถแบ่งข้ามใบแจ้งหนี้)

ERPNext อนุญาตให้คุณจัดการสถานการณ์ทั้งหมดเหล่านี้ รายการบัญชีทั้งหมด (รายการบัญชีแยกประเภททั่วไป) สามารถทำได้กับใบแจ้งหนี้การขาย ใบแจ้งหนี้การซื้อ หรือรายการชำระเงินของการชำระเงินล่วงหน้า (ในกรณีพิเศษ สามารถทำใบแจ้งหนี้ผ่านใบแจ้งหนี้การขายได้ด้วย)

ยอดเงินที่ค้างชำระรวมกับใบแจ้งหนี้คือผลรวมของรายการบัญชีทั้งหมดที่ทำ "กับ" (หรือเชื่อมโยงกับ) ใบแจ้งหนี้นั้น ด้วยวิธีนี้คุณสามารถรวมหรือแบ่งการชำระเงินในรายการชำระเงินเพื่อจัดการสถานการณ์

4.4 ความแตกต่างระหว่างรายการชำระเงินและรายการสมุดรายวัน

1. การใช้รายการสมุดรายวันต้องมีความเข้าใจว่าบัญชีใดจะได้รับเดบิตหรือเครดิต ในรายการชำระเงิน มันถูกจัดการในแบ็กเอนด์ ดังนั้นง่ายกว่าสำหรับผู้ใช้
2. รายการชำระเงินมีประสิทธิภาพมากกว่าในการจัดการการชำระเงินในสกุลเงินต่างประเทศ
3. เช็คสามารถพิมพ์จากรายการชำระเงินโดยใช้รูปแบบการพิมพ์เช็ค
4. รายการสมุดรายวันยังสามารถใช้สำหรับ:
   • อัปเดตยอดดุลเปิดในบัญชี
   • รายการค่าเสื่อมสินทรัพย์ถาวร
   • สำหรับปรับใบเครดิตกับใบแจ้งหนี้การขายและใบเดบิตกับใบแจ้งหนี้การซื้อ ในกรณีที่ไม่มีการชำระเงินเกิดขึ้นเลย
5. หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

1. คำขอชำระเงิน
2. เงื่อนไขการชำระเงิน
3. ใบแจ้งหนี้การขาย
4. ใบแจ้งหนี้การซื้อ