เครื่องมือย้ายข้อมูล ERPNext QuickBooks

วิธีตั้งค่า QuickBooks Migrator?

สร้าง QuickBooks Online App

1. จาก Awesome-bar ไปที่ DocType "QuickBooks Migrator"
2. ไปที่ Inuit Developer Portal
3. ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีอยู่หรือสมัครใหม่
4. ไปที่หน้า "My Apps"
5. คลิกที่ "Select APIs"
6. ภายใต้ "QuickBooks API" ให้ทำเครื่องหมายที่ "Accounting"
7. คลิกที่ "Create App"

• คุณจะถูกนำไปยัง Dashboard ของแอปของคุณ

1. ไปที่แท็บ "Keys"
2. ไปที่ส่วน "Production Keys"

• ทำตามข้อกำหนดให้ครบถ้วน

1. ใน DocType "QuickBooks Migrator" จะมี "Redirect URL" ถูกสร้างขึ้นให้คุณ ให้เพิ่ม URL นี้ในรายการ "Redirect URIs" ของแอป Inuit ของคุณ (ภายใต้ส่วน "Production Keys") จากนั้นคลิก Save

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Redirect URL ขึ้นต้นด้วย https

1. จากส่วน "Production Keys" ให้คัดลอก "Client ID" และ "Client Secret" ไปยัง DocType "QuickBooks Migrator"
2. บันทึก "QuickBooks Migrator"

เชื่อมต่อกับ QuickBooks Online API

1. คลิก "Connect to QuickBooks"
2. แท็บใหม่จะเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์ของคุณและคุณจะถูกขอให้ลงชื่อเข้าใช้
3. หากคุณมีมากกว่าหนึ่งบริษัท ให้เลือกบริษัทที่คุณต้องการย้ายข้อมูล
4. คลิก "Connect"
5. เมื่อได้รับอนุญาตสำเร็จ แท็บจะปิดลง
6. ตัวบ่งชี้จะถูกตั้งค่าเป็น "Connected to QuickBooks"
7. ใน "QuickBooks Migrator" ให้เลือก "Company" ที่คุณต้องการย้ายข้อมูลไป
8. บันทึก "QuickBooks Migrator"

ย้ายข้อมูล

1. คลิกปุ่ม "Fetch Data"
2. ตัวบ่งชี้จะเปลี่ยนจาก "Connected to QuickBooks" เป็น "In Progress"
3. แถบความคืบหน้าจะแสดงสถานะของการย้ายข้อมูล
4. ขั้นตอนนี้จะใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูล
5. หลังจากย้ายข้อมูลเสร็จสิ้น ตัวบ่งชี้จะเปลี่ยนเป็น "Complete" หรือ "Failed"

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันคลิก Fetch Data?

บัญชี

Chart of Accounts ที่มีอยู่

เมื่อสร้างบริษัท ERPNext จะสร้าง chart of accounts สำหรับบริษัทนั้น บัญชีเหล่านี้จะถูกเก็บไว้

การตั้งชื่อบัญชี

เพื่อหลีกเลี่ยงการชนกันของชื่อกับบัญชีที่มีอยู่ บัญชีทั้งหมดจาก QuickBooks จะถูกกำหนดคำต่อท้าย "- QB"

เช่น Job Expense จะกลายเป็น Job Expense - QB

หมายเหตุ : ERPNext ยังเข้ารหัสชื่อบัญชีด้วยตัวย่อของบริษัท เมื่อพิจารณาถึงข้อนี้ Job Expense จะกลายเป็น Job Expense - QB - AZ (สมมติว่า AZ คือตัวย่อของบริษัท)

บัญชีราก

บัญชีรากห้าบัญชี ได้แก่ Asset, Equity, Expense, Liability, Income จะถูกสร้างขึ้น และบัญชีทั้งหมด (ขึ้นอยู่กับประเภทบัญชี) จะกลายเป็นบัญชีลูกของบัญชีเหล่านี้

บัญชีกลุ่ม

QuickBooks อนุญาตให้ทำธุรกรรมบนบัญชีกลุ่ม ซึ่งไม่ได้รับอนุญาตใน ERPNext เพื่อจัดการเรื่องนี้ บัญชีกลุ่มทุกบัญชีจะมีบัญชีลูกที่มีชื่อต่อท้ายด้วยเครื่องหมายขีดกลาง

เช่น

Job Expenses
Job Materials

จะกลายเป็น

Job Expenses
Job Expenses - 1
Job Materials

การชนกันของชื่อ

QuickBooks อนุญาตให้บัญชีหลายบัญชีมีชื่อเดียวกัน ซึ่งไม่ได้รับอนุญาตใน ERPNext เพื่อจัดการเรื่องนี้ บัญชีที่ซ้ำกันทุกบัญชีจะมีชื่อต่อท้ายด้วยเครื่องหมายขีดกลาง

เช่น

Insurance
Job Materials
Job Expenses
Job Materials

จะกลายเป็น

Insurance
Job Materials
Job Expenses
Job Materials - 1

สินค้า

การตั้งชื่อ

สินค้าทั้งหมดจะมีชื่อที่เข้ารหัสด้วยบริษัท

เช่น Pen จะกลายเป็น Pen - AZ (สมมติว่า AZ คือตัวย่อของบริษัท)

UOM

สินค้าทั้งหมดจะถูกกำหนด Unit เป็น UOM เริ่มต้น

Fractional UOM

Unit จะได้รับอนุญาตให้มีค่าเศษส่วน

สินค้าคงคลัง

ไม่ว่าสินค้าจะเป็นสินค้าคงคลังหรือไม่ใช่สินค้าคงคลังใน QuickBooks ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังจะไม่ถูกเก็บไว้

ลูกค้าและผู้จัดจำหน่าย

การตั้งชื่อ

ลูกค้าและผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดจะมีชื่อที่เข้ารหัสด้วยบริษัท

เช่น Pen จะกลายเป็น Pen - AZ (สมมติว่า AZ คือตัวย่อของบริษัท)

ใบแจ้งหนี้

รูปแบบต่างๆ

QuickBooks มีใบแจ้งหนี้แบบธุรกรรมสี่รูปแบบ ทั้งหมดนี้จะถูกบันทึกเป็น Sales Invoice

• Invoice เทียบเท่ากับ Sales Invoice
• Sales Receipt เทียบเท่ากับ POS Sales Invoice
• Credit Memo เทียบเท่ากับ Sales Invoice คืนสินค้า (Credit Note)
• Refund Receipt เทียบเท่ากับ POS Sales Invoice คืนสินค้า

ส่วนลดและส่วนเพิ่ม

QuickBooks ใช้บัญชีพิเศษสำหรับทั้งส่วนเพิ่มและส่วนลด ERPNext ไม่ได้จัดการค่าใช้จ่ายส่วนลดและส่วนเพิ่มในลักษณะนี้ แต่สินค้าทั้งหมดจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในบัญชีรายได้ของตน

การจัดส่ง

สำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีการจัดส่ง สินค้าที่มีชื่อว่า Shipping จะถูกเพิ่มในตารางสินค้า

การปัดเศษ

ERPNext ใช้วิธีการปัดเศษที่แตกต่างจาก QuickBooks เนื่องจากเหตุผลนี้ ในใบแจ้งหนี้ที่มีภาษีและใช้สกุลเงินที่แตกต่างจากสกุลเงินของบริษัท Sales Invoice จะมียอดรวมที่แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ QuickBooks

กรณีพิเศษ

หากใบแจ้งหนี้ QuickBooks เชื่อมโยงกับ Delayed Charge หรือ Statement Charge จะมีการสร้าง Journal Entry ที่เทียบเท่าสำหรับใบแจ้งหนี้นี้

บิล

รูปแบบต่างๆ

QuickBooks มีบิลแบบธุรกรรมสองรูปแบบ ทั้งหมดนี้จะถูกบันทึกเป็น Purchase Invoice

• Bill เทียบเท่ากับ Purchase Invoice
• Supplier Credit เทียบเท่ากับ Purchase Invoice คืนสินค้า

อื่นๆ

ธุรกรรมต่อไปนี้จะถูกบันทึกเป็น Journal Entry

• Advance Payment
• Bill Payment
• Cheque
• Credit Card Credit
• Expense
• Inventory Qty Adjustment
• Journal Entry
• Payment
• Tax Payment

ภาษี

สำหรับอัตราภาษี QuickBooks ทุกอัตรา จะมีการสร้างบัญชี ERPNext ขึ้น

Custom Fields

QuickBooks Migrator จะเพิ่ม Custom Fields ต่อไปนี้

• Company field
• Customer
• Item
• Supplier
• QuickBooks ID field
• Customer
• Item
• Journal Entry
• Purchase Invoice
• Sales Invoice
• Supplier