การปรับสอบทานสต็อก

Stock Reconciliation คือกระบวนการนับและประเมินวัสดุ/ผลิตภัณฑ์เป็นคาบๆ ในช่วงปลายปี

สิ่งนี้ทำเพื่อ:

• รักษาการนับสต็อกทางกายภาพจริงและการนับสต็อกในบัญชีให้ตรงกัน
• ประเมินมูลค่าสต็อกเพื่อการจัดทำงบการเงิน

คุณสมบัติ Stock Reconciliation ใน ERPNext ใช้สำหรับ:

• ลงรายการสต็อกเปิดบัญชี
• ปรับสอบทานสต็อกในบัญชีและสต็อกจริง

ในการเข้าถึงรายการ Stock Reconciliation ให้ไปที่: > หน้าแรก > สต็อก > เครื่องมือ > Stock Reconciliation

1. สต็อกเปิดบัญชี

โดยใช้ stock reconciliation คุณสามารถอัปเดตจำนวนสินค้าเฉพาะในคลังสินค้า ณ ช่วงเวลาที่กำหนด คุณยังสามารถเพิ่มสินค้าในสต็อกที่มี Serial Numbers หรือ batch numbers ได้

1. ไปที่รายการ Stock Reconciliation คลิกที่ New
2. เลือก Purpose เป็น 'Opening Stock' คุณสามารถแก้ไขวันที่และเวลาการลงรายการได้
3. เลือก Item Code, Warehouse, Quantity, และ Valuation Rate หากมี Serial / Batch No เกี่ยวข้อง ให้เพิ่มลงไป
4. หากคุณต้องการสร้าง Serial No / Batch No อัตโนมัติ ให้เว้นฟิลด์เหล่านั้นว่าง สำหรับการสร้าง Serial No อัตโนมัติ คุณต้องตั้งค่า "Serial Number Series" ใน Item master ในการสร้าง batch number อัตโนมัติ ให้เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย "Automatically Create New Batch" ใน item master
5. Difference Account จะถูกตั้งค่าเป็น 'Temporary Opening'
6. บันทึกและส่ง

หมายเหตุ: ตัวเลือก Maintain Stock ควรเปิดใช้งานใน Item master เพื่อให้สิ่งนี้ทำงานได้

2. Stock Reconciliation

Stock Reconciliation คือกระบวนการนับและประเมินสต็อกเป็นคาบๆ และในช่วงปลายปี เพื่อประเมินมูลค่าสต็อกรวมสำหรับการจัดทำงบการเงิน ในกระบวนการนี้ สต็อกทางกายภาพจริงจะถูกตรวจสอบและบันทึกในระบบ สต็อกจริงและสต็อกในระบบควรตรงกันและแม่นยำ หากไม่ตรงกัน คุณสามารถใช้เครื่องมือ Stock Reconciliation เพื่อปรับสอบทานยอดสต็อกและมูลค่ากับยอดจริงได้

ในการปรับสอบทานสต็อก:

1. ไปที่รายการ Stock Reconciliation คลิกที่ New
2. เลือก Purpose เป็น 'Stock Reconciliation' คุณสามารถแก้ไขวันที่และเวลาการลงรายการได้
3. ตั้งค่า Item Code, Warehouse
4. Quantity และ Valuation Rate ปัจจุบันจะถูกดึง และปริมาณจะถูกเปลี่ยนตามที่ต้องการ
5. บัญชีค่าใช้จ่ายใน Difference Account จะถูกตั้งค่าเป็น 'Stock Adjustment' โดยค่าเริ่มต้น
6. Cost Centre เริ่มต้นจะเป็น 'Main' เปลี่ยนหากจำเป็น
7. บันทึกและส่ง

3. คุณสมบัติการปรับสอบทาน

3.1 อัปโหลดข้อมูลผ่านสเปรดชีต

หากคุณมีสินค้าจำนวนมาก คุณสามารถอัปโหลดรายละเอียดผ่านสเปรดชีตได้

1. ดาวน์โหลดเทมเพลต

เปิด Stock Reconciliation ใหม่และคลิกที่ปุ่ม Download เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตในรูปแบบ CSV

2. กรอกข้อมูลในเทมเพลต CSV

รูปแบบ CSV นั้นต้องตรงตามตัวพิมพ์เล็ก/ใหญ่ ห้ามแก้ไขส่วนหัวที่ตั้งไว้ล่วงหน้าในเทมเพลต ในคอลัมน์ Item Code และ Warehouse ให้กรอก Item Code และ Warehouse ให้ตรงตามที่สร้างในบัญชี ERPNext ของคุณ สำหรับปริมาณ ให้กรอกระดับสต็อกที่คุณต้องการตั้งค่าสำหรับสินค้านั้นในคลังสินค้าเฉพาะ

3. อัปโหลดไฟล์ CSV พร้อมข้อมูลโดยคลิกที่ปุ่ม 'Upload'
4. ตรวจสอบ บันทึกและส่ง
5. ตรวจสอบรายงาน Stock Ledger สำหรับยอดสต็อกที่อัปเดต

3.2 รับยอดสต็อกและการประเมินมูลค่า ณ วันที่และเวลาที่กำหนด

คุณสามารถนำเข้ายอดสต็อกและการประเมินมูลค่า ณ วันที่และเวลาที่กำหนดจาก Warehouse ที่เลือกโดยคลิกที่ปุ่ม Items คุณสามารถอัปเดต Quantity และ Valuation Rate ตามต้องการ

3.3 การใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อสแกนสินค้าคงคลังจริง

หากคุณได้กำหนดค่าบาร์โค้ดสำหรับสินค้าของคุณ คุณสามารถใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อปรับสอบทานปริมาณจริงได้ ในการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ตั้งค่าคลังสินค้าเริ่มต้น
2. เปิดใช้งาน "Scan Mode" ซึ่งจะปิดการดึงปริมาณที่มีอยู่และให้คุณเพิ่มปริมาณโดยการสแกนสินค้าแบบเพิ่มทีละชิ้น
3. คลิกที่ฟิลด์ "Scan Barcode" และใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อส่งข้อมูล ตารางสินค้าปรับสอบทานจะถูกอัปเดตเรื่อยๆ เมื่อคุณสแกนสินค้า วิดีโอต่อไปนี้สาธิตกระบวนการนี้

4. Serial and Batch Bundle

ในเวอร์ชัน 15 คุณสมบัติ serial and batch bundle ได้รับการแนะนำเพื่อทำธุรกรรมสต็อกกับสินค้า serial no/batch สำหรับ stock reconciliation ผู้ใช้จะได้รับสองตัวเลือกในการสร้าง serial and batch bundle

• Use Serial / Batch Fields

ผู้ใช้สามารถใช้ฟิลด์ serial/batch เดิมเพื่อสร้าง serial and batch bundle โดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ผู้ใช้ต้องเปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย "
Use Serial No / Batch Fields" ใน line item

5. Use Serial & Batch Bundle

ผู้ใช้สามารถใช้ Serial / Batch bundle เพื่อทำ stock reconciliation สำหรับสินค้าแบบ serialized/batched ที่นี่ ผู้ใช้จะได้รับตัวเลือกให้ "Reconcile All Serial Nos / Batches " หรือ "Reconcile Selected Serial Nos / Batches "

Reconcile Selected Serial Nos / Batches: ผู้ใช้ต้องปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย "Reconcile All Serial Nos / Batches" และสร้าง serial and batch bundle สำหรับ serial numbers หรือ batches เฉพาะ โดยการทำเช่นนี้ ระบบจะสร้าง Current Serial / Batch Bundle โดยอัตโนมัติสำหรับ serial numbers หรือ batches ที่ผู้ใช้เลือกด้วยตนเองภายใน Serial and Batch Bundle

ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้มี 10 batches และต้องการเปลี่ยน valuation rate ของเพียง 2 batches ผู้ใช้ควรปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย "Reconcile All Serial Nos / Batches" และสร้าง serial and batch bundle สำหรับ 2 batches นั้นด้วย valuation rate ใหม่

กระทบยอด Serial Nos / Batches ทั้งหมด

ผู้ใช้ต้องเปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย "Reconcile All Serial Nos / Batches" และสร้าง serial and batch bundle

ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้มี 10 batches และต้องการปรับสอบทานและเก็บเพียง batch เดียว โดยใช้ stock reconciliation ผู้ใช้จะสามารถบริโภค 9 batches โดยอัตโนมัติและเก็บ batch หนึ่งไว้ สำหรับสิ่งนั้น ผู้ใช้ต้องเปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย "Reconcile All Serial Nos / Batches" ใน Stock Reconciliation Item จากนั้นระบบจะบริโภค 9 batches โดยอัตโนมัติและเพิ่ม batch หนึ่งเมื่อส่ง stock reconciliation