การตั้งค่าการซื้อ
ERPNext ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าและตั้งค่าต่างๆ ที่ช่วยในการปรับปรุงและทำให้เวิร์กโฟลว์การซื้อเป็นแบบอัตโนมัติ
การตั้งค่า Naming Series และราคาเริ่มต้น
1. Supplier Naming By
เมื่อบันทึก Supplier ระบบจะสร้างตัวตนหรือชื่อที่ไม่ซ้ำกันสำหรับ Supplier นั้น ซึ่งสามารถใช้อ้างอิง Supplier ในธุรกรรมการซื้อต่างๆ ได้
หากไม่ได้กำหนดค่าเป็นอย่างอื่น ERPNext จะใช้ชื่อของ Supplier เป็นชื่อที่ไม่ซ้ำกัน หากคุณต้องการระบุ Supplier โดยใช้ชื่อในรูปแบบเช่น SUPP-00001, SUPP-00002 หรือรูปแบบอนุกรมอื่นๆ ให้เลือกค่าของ Supplier Naming By เป็น "Naming Series"
2. Default Supplier Group
กำหนดค่าที่ควรเป็นค่าเริ่มต้นของ Supplier Group เมื่อสร้าง Supplier ใหม่ ตัวอย่างเช่น หากผู้จัดจำหน่ายส่วนใหญ่ของคุณจัดหาฮาร์ดแวร์ให้ คุณสามารถตั้งค่าเริ่มต้นเป็น 'Hardware'
3. Default Buying Price List
กำหนดค่าที่ควรเป็น Price List เริ่มต้นเมื่อสร้างธุรกรรมการซื้อใหม่ โดยค่าเริ่มต้นจะตั้งเป็น 'Standard Buying' ราคาสินค้าจะถูกดึงมาจาก Price List นี้ คุณสามารถแก้ไข 'Price List' โดยใช้ลูกศรที่ด้านขวาของฟิลด์เพื่อเปลี่ยนสกุลเงินและประเทศ
4. Action if Same Rate is Not Mentioned
กำหนดการกระทำที่ระบบควรทำเมื่อพบ Purchase Order, Material Request หรือธุรกรรมการซื้ออื่นๆ ที่ไม่ได้ระบุอัตราเดียวกันของสินค้า
มีการกระทำที่เป็นไปได้สองอย่างที่ผู้ใช้สามารถทำได้
- Stop : ระบบจะหยุดธุรกรรม โดยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ดำเนินการต่อโดยไม่ระบุอัตรา สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าธุรกรรมทั้งหมดมีการระบุอัตราอย่างชัดเจน ช่วยหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้น
- Warn : ระบบจะอนุญาตให้ธุรกรรมเกิดขึ้น แต่จะแสดงข้อความเตือนเพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่ายังไม่ได้ระบุอัตราเดียวกัน
5. Role Allowed to Override Stop Action
การตั้งค่านี้ระบุว่าบทบาทผู้ใช้ใดมีสิทธิ์ในการยกเลิกการกระทำ "Stop" ในธุรกรรมการซื้อเนื่องจากความคลาดเคลื่อนในอัตรา
การตั้งค่าธุรกรรม
1. Is Purchase Order Required for Purchase Invoice & Receipt Creation?
หากตั้งค่าตัวเลือกนี้เป็น "Yes" ERPNext จะป้องกันไม่ให้คุณสร้าง Purchase Invoice หรือ Purchase Receipt โดยตรงโดยไม่สร้าง Purchase Order ก่อน
หากเกี่ยวข้องกับธุรกรรมค้าปลีกที่คำสั่งซื้อเกิดขึ้นแบบออฟไลน์ สามารถข้าม Purchase Order ได้ หากคุณกำลังรับสินค้าตัวอย่าง คุณสามารถสร้าง Purchase Receipt โดยตรงเพื่อรับสินค้าเข้าคลังสินค้าของคุณ
การตั้งค่านี้สามารถถูกยกเลิกสำหรับผู้จัดจำหน่ายรายใดรายหนึ่งได้โดยเปิดใช้งานกล่องกาเครื่องหมาย "Allow Purchase Invoice Creation Without Purchase Order" ใน supplier master
2. Is Purchase Receipt Required for Purchase Invoice Creation?
หากตั้งค่าตัวเลือกนี้เป็น "Yes" ERPNext จะป้องกันไม่ให้คุณสร้าง Purchase Invoice โดยไม่สร้าง Purchase Receipt ก่อน ในกรณีที่สินค้าที่ทำธุรกรรมเป็นบริการ จะไม่ต้องมีใบรับสินค้า คุณสามารถสร้าง Invoice ได้โดยตรง
การตั้งค่านี้สามารถถูกยกเลิกสำหรับผู้จัดจำหน่ายรายใดรายหนึ่งได้โดยเปิดใช้งานกล่องกาเครื่องหมาย "Allow Purchase Invoice Creation Without Purchase Receipt" ใน supplier master
3. Blanket Order Allowance (%)
คุณสามารถกำหนดเปอร์เซ็นต์ที่อนุญาตให้สั่งซื้อเพิ่มขึ้นจากปริมาณ Blanket Order ตัวอย่างเช่น หากคุณมี Blanket Order ปริมาณ 100 หน่วย และ Allowance ของคุณคือ 10% คุณจะสามารถสั่งซื้อได้ 110 หน่วย
4. Update frequency of Project
ระบุว่าควรอัปเดต Project เกี่ยวกับ Total Purchase Cost บ่อยแค่ไหน
5. Maintain Same Rate Throughout Purchase Cycle
หากเปิดใช้งาน ERPNext จะตรวจสอบว่าราคาของสินค้ามีการเปลี่ยนแปลงใน Purchase Invoice หรือ Purchase Receipt ที่สร้างจาก Purchase Order หรือไม่ กล่าวคือ จะช่วยให้คุณรักษาอัตราเดียวกันตลอดทั้งวงจรการซื้อ
คุณสามารถกำหนดการกระทำที่ระบบควรทำหากไม่ได้รักษาอัตราเดียวกันในฟิลด์ "Action If Same Rate is Not Maintained":
- Stop : ERPNext จะหยุดคุณจากการเปลี่ยนราคาโดยแสดงข้อผิดพลาดในการตรวจสอบ
- Warn : ระบบจะอนุญาตให้บันทึกธุรกรรม แต่จะเตือนคุณด้วยข้อความหากมีการเปลี่ยนแปลงอัตรา
หมายเหตุ: ฟิลด์นี้จะปรากฏเฉพาะเมื่อเปิดใช้งาน Maintain Same Rate Throughout Purchase Cycle
6. Allow Item to be added multiple times in a transaction
เมื่อไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ สินค้าจะไม่สามารถเพิ่มหลายครั้งใน Purchase Order เดียวกันได้ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเปลี่ยนปริมาณได้อย่างชัดเจน นี่เป็นกล่องกาเครื่องหมายสำหรับการตรวจสอบเพื่อป้องกันการซื้อสินค้าเดียวกันโดยไม่ได้ตั้งใจ สามารถเลือกสำหรับกรณีการใช้งานเฉพาะที่มีแหล่งที่มาหลายแหล่งสำหรับวัสดุเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในการผลิต
7. Bill for Rejected Quantity in Purchase Invoice
หากเลือก ปริมาณที่ถูกปฏิเสธจะถูกรวมในขณะที่สร้าง Purchase Invoice จาก Purchase Receipt
7.1 Set Valuation Rate for Rejected Materials
สำหรับวัสดุที่ถูกปฏิเสธ อัตราการประเมินค่าจะถูกตั้งเป็นศูนย์ และไม่มีการสร้างรายการบัญชีแยกประเภทสำหรับวัสดุเหล่านั้นใน Purchase Receipt เพื่อกำหนดอัตราการประเมินค่าและสร้างรายการบัญชีสำหรับวัสดุที่ถูกปฏิเสธ ให้เปิดใช้งานตัวเลือก 'Set Valuation Rate for Rejected Materials' ใน Buying Settings ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อ Bill for Rejected Quantity in Purchase Invoice ถูกเปิดใช้งานใน Buying Settings
8. Set Landed Cost Based on Purchase Invoice Rate
หาก 'Maintain Same Rate Throughout the Purchase Cycle' ถูกปิดใช้งาน ฟิลด์นี้จะแสดงใน buying settings หากผู้ใช้ต้องการปรับการประเมินค่าสินค้าตามต้นทุน Purchase Invoice ต้องเปิดใช้งานตัวเลือกนี้
วิธีการทำงาน
- สร้าง Purchase Receipt สำหรับสินค้า A ด้วยอัตรา 100
- ระบบได้บันทึก Stock In Hand ด้วยอัตรา 100
- หลังจาก 2 วัน ผู้ใช้ได้สร้าง Purchase Invoice จาก Purchase Receipt ข้างต้น
- หลังจาก 2 วัน เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงอัตราแลกเปลี่ยน อัตราในใบแจ้งหนี้เปลี่ยนเป็น 150
- ตอนนี้ Purchase Receipt มีอัตรา 100 ในขณะที่ Purchase Invoice มีอัตรา 150
- หากคุณต้องการปรับ Stock In Hand ตามอัตรา Purchase Invoice (150) ให้เปิดใช้งาน "Set Landed Cost Based on Purchase Invoice Rate"
หมายเหตุ: เมื่อส่ง Purchase Invoice ระบบจะสร้างรายการ repost item valuation เพื่ออัปเดตต้นทุนของ Purchase Receipt ผู้ใช้ต้องรอให้การ repost item valuation เสร็จสิ้นเพื่อดูผลกระทบของต้นทุนใบแจ้งหนี้ต่อ Stock In Hand
9. Disable Last Purchase Rate
ป้องกันไม่ให้ระบบใช้อัตราจากธุรกรรมการซื้อครั้งล่าสุดโดยอัตโนมัติเมื่อสร้าง Purchase Order หรือธุรกรรมใหม่
10. Use Transaction Date Exchange Rate
ขณะสร้าง Purchase Invoice จาก Purchase Order ให้ใช้อัตราแลกเปลี่ยนของวันที่ทำธุรกรรมของใบแจ้งหนี้แทนการสืบทอดจาก Purchase Order ใช้เฉพาะกับ Purchase Invoice เท่านั้น
การตั้งค่าการรับเหมาช่วง
1. Backflush Raw Materials of Subcontract Based On
- BOM: ระบบจะใช้วัตถุดิบในใบรับงานช่วงตาม FG BOM
- Material Transferred for Subcontract: ระบบจะใช้วัตถุดิบตามวัสดุที่โอนเข้ามาเทียบกับ Subcontracting Order หากไม่มีการโอนสต็อก จะไม่มีวัสดุถูกใช้ในขณะที่ทำ Subcontracting Receipt
2. Auto Create Subcontracting Order
ระบบจะสร้าง subcontracting order ในสถานะ Draft โดยอัตโนมัติเมื่อส่ง Purchase Order ที่เปิดใช้งาน "Is Subcontracted"
3. Auto Create Purchase Receipt
ระบบจะสร้าง Purchase Receipt สำหรับสินค้าบริการในสถานะ Draft โดยอัตโนมัติเมื่อส่ง Subcontracting Receipt
4. Over Transfer Allowance (%)
เป็นเปอร์เซ็นต์ที่อนุญาตให้โอนเพิ่มขึ้นจากปริมาณที่สั่ง ตัวอย่างเช่น หากคุณสั่ง 100 หน่วย และ Allowance ของคุณคือ 10% คุณจะสามารถโอนได้ 110 หน่วย