โครงการ
Project คืองานที่วางแผนไว้ซึ่งออกแบบมาเพื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับบางสิ่ง สร้างสิ่งใหม่ หรือปรับปรุงสิ่งที่มีอยู่
ใน ERPNext การจัดการโครงการเป็นแบบขับเคลื่อนด้วยงาน คุณสามารถสร้าง Project และแบ่งออกเป็น Task หลายรายการได้
Project มีขอบเขตที่กว้างและสามารถแบ่งออกเป็นงานย่อยได้ ลองนึกถึงการสร้างสมาร์ทโฟนรุ่นใหม่สำหรับปีหน้าเป็น Project จากนั้นสิ่งต่างๆ เช่น การออกแบบ การทำต้นแบบ การทดสอบ การจัดส่ง ฯลฯ จะกลายเป็นงานภายใต้โครงการ
ในขณะที่แต่ละ Task ภายใน Project สามารถมอบหมายให้บุคคลหรือกลุ่มบุคคลได้ การมอบหมายยังสามารถทำได้ในระดับโครงการอีกด้วย
Task เหล่านี้สามารถสร้างได้จาก Project โดยตรง หรือสร้าง Task แยกต่างหากได้เช่นกัน
ในการเข้าถึง Project ให้ไปที่:
หน้าแรก > โครงการ > โครงการ
วิธีสร้าง Project
- ไปที่รายการ Project แล้วคลิก New
- เพิ่มรายละเอียดต่อไปนี้:
- Project Name : ชื่อของ Project
- Status : สถานะเริ่มต้นของ Project คือ 'Open' ซึ่งสามารถเปลี่ยนเป็น 'Completed' หรือ 'Cancelled' ได้ในภายหลัง
- Expected End Date : ระบุวันที่ที่คุณตั้งเป้าที่จะแล้วเสร็จโครงการ
ตัวเลือกเพิ่มเติมขณะสร้าง Project
- From Template : หากคุณมี Project Template อยู่แล้ว คุณสามารถเลือกสร้างโครงการโดยใช้เทมเพลตนี้ได้
- Expected Start Date : หากคุณมีกำหนดเส้นเวลาสำหรับโครงการ คุณสามารถกำหนดทั้ง Expected Start Date และ Expected End Date ในแบบฟอร์มได้
- Project Type : คุณสามารถจัดประเภทโครงการของคุณออกเป็น ประเภท ต่างๆ เช่น ภายในหรือภายนอก
- Priority : คุณสามารถเลือกระดับความสำคัญของ Project ตามความสำคัญของงาน คุณยังสามารถเพิ่มระดับความสำคัญเพิ่มเติมได้อีกด้วย
- Department : หากโครงการเป็นของหรือดูแลโดย Department ในองค์กร คุณสามารถเพิ่มได้ที่นี่
- Is Active : แท็บ Yes/No ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนสถานะการใช้งานของโครงการได้ตลอดเวลา
- Completion Method : คุณสามารถติดตาม % ความคืบหน้าของโครงการตามหนึ่งในสามวิธี ได้แก่ Manual, Task Completion, Task Progress และ Task Weight
ตัวอย่างบางส่วนของวิธีคำนวณ Percentage Completion ตาม Task:
| Project | Activity | % Progress | Weight | Status |
|---|---|---|---|---|
| SC001 | Build | 100 | 0.4 | Completed |
| SC001 | Operate | 100 | 0.2 | Completed |
| SC001 | Transfer | 50 | 0.2 | Open |
| Method | Formula | Calculation | % Task Completed | |
| --- | --- | --- | --- | |
| Manual | - | - | Manual | |
| Task Completion | Task completed / Total no. of Tasks | 2/3 | 66.66 | |
| Task Progress | Sum of % Progress of all Tasks / Total No. of Tasks | (100+100+50)/3 | 83.33 | |
| Task Weight | Sum of (Task weight + % Progress) | (0.4 * 100 + 0.2 * 100 + 0.2 * 100) | 70 |
หมายเหตุ: หากน้ำหนักรวมของ Task ไม่เท่ากับ 100 ผลลัพธ์ที่คำนวณได้จะถูกหารด้วยน้ำหนักรวม ตัวอย่างเช่น หากน้ำหนักรวมของงานคือ 70 ดังนั้นเปอร์เซ็นต์ที่แล้วเสร็จ = (70/0.8)% = 87.5%
การกำหนดค่า Project
ลูกค้า การขาย และการควบคุมการเข้าถึง
- Customer : หาก Project ดำเนินการเพื่อลูกค้ารายใดรายหนึ่ง สามารถกรอกรายละเอียดได้ที่นี่
- Sales Order : หาก Project มาจาก Sales Order คุณสามารถดึงรายละเอียดได้ที่นี่ ซึ่งช่วยให้คุณ:
- ติดตามความคืบหน้าการดำเนินการ Project เทียบกับ Sales Order
- อัปเดตความคืบหน้าให้ลูกค้าตามขอบเขตที่ตกลงกัน
- Project Users and Access : คุณสามารถเพิ่ม Website Users เข้าสู่ Project เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึง ซึ่งมีประโยชน์สำหรับ:
- ลูกค้าที่ต้องการติดตามความคืบหน้าหรือให้ข้อเสนอแนะ
- ซัพพลายเออร์ ฟรีแลนซ์ หรือพนักงานตามสัญญาที่ทำงานใน Project คุณยังสามารถ:
- ส่ง Welcome Email เมื่อเพิ่มผู้ใช้
- ควบคุมสิทธิ์ Attachment Viewing สำหรับผู้ใช้แต่ละคน
- Notes : คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุเพิ่มเติมใดๆ ให้กับโครงการได้
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอนุญาตให้ผู้ใช้ดูโครงการ - คลิก ที่นี่
การติดตามไทม์ไลน์ของ Project
- Actual Start Date : วันและเวลาเริ่มต้นจริงจะถูกบันทึกอัตโนมัติตามรายการ Timesheet แรกที่เชื่อมโยงกับ Project
- Actual End Date : วันและเวลาสิ้นสุดจริงจะถูกบันทึกอัตโนมัติตามการอัปเดต Timesheet ล่าสุดสำหรับ Project
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Timesheet คลิก ที่นี่
การคิดต้นทุน การเรียกเก็บเงิน และการติดตามทางการเงิน
- Estimated Cost : กรอกต้นทุนโดยประมาณของ Project
- Total Sales Amount : หากคุณได้เชื่อมโยง Project กับ Sales Order แล้ว ยอดรวมของ Sales Order จะถูกกรอกอัตโนมัติที่นี่
- Total Costing Amount : ระบบจะดึง Total Costing Amount จาก Timesheet ทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับโครงการนี้โดยอัตโนมัติ
- Total Billable Amount : ระบบจะดึง Total Billable Amount จาก Timesheet ทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับโครงการนี้โดยอัตโนมัติ
- Total Expense Claim : ตามค่าใช้จ่ายที่พนักงานเรียกร้องเพื่อทำโครงการให้แล้วเสร็จ Total Expense Claim จะถูกคำนวณอัตโนมัติ
- Total Billed Amount : Total Billed Amount จะถูกกรอกอัตโนมัติในระบบโดยใช้ Sales Invoice ที่สร้างขึ้นจาก Sales Order
- Total Purchase Cost : Total Purchase Cost ของ Project คือต้นทุนที่ดึงมาจาก Purchase Invoice ที่สร้างขึ้นจาก Purchase Order ที่ออกเพื่อจัดหาวัสดุที่จำเป็นสำหรับ Project
- Total Consumed Material Cost : โดยใช้ Stock Entry ที่สร้างตามความต้องการของวัสดุใน Project Total Consumed Material Cost จะถูกบันทึก
กำไร
Gross Margin : Gross Margin จะแสดงกำไรที่คุณมีระหว่าง Total Costing Amount และ Total Billed Amount
Gross Margin = (Total Sales Amount + Total Billable Amount)
- Total Costing Amount
+ Total Billable Amount
+ Total Expense Claim
+ Total Purchase Cost + Total Consumed Material Cost)
Gross % : เปอร์เซ็นต์ของ Total Billed Amount ที่ใช้ไปใน Total Costing Amount คือ Gross %
((Total Sales Amount + Total Billable Amount)
- Total Costing Amount + Total Billable Amount
+ Total Expense Claim + Total Purchase Cost
+ Total Consumed Material Cost) / Total Sales Amount) 100*
ติดตามความคืบหน้า
เมื่อคุณเปิดใช้งานตัวเลือก 'Collect Progress' โดยทำเครื่องหมายในช่อง จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดการติดตามให้กับโครงการได้ รายงานความคืบหน้าของโครงการจะถูกส่งไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของโครงการ
- Holiday List : คุณสามารถเลือก Holiday List สำหรับบริษัทของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณรวบรวมรายงานความคืบหน้าในวันทำการเท่านั้น
- Frequency : คุณสามารถกำหนดความถี่ที่คุณต้องการรับรายงาน สามารถตั้งเป็นรายชั่วโมง วันละสองครั้ง รายวัน หรือรายสัปดาห์
