การบัญชีสำหรับหนี้สูญ

หนี้สูญเป็นประเภทของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการที่ลูกค้าไม่สามารถชำระยอดคงค้างตามใบแจ้งหนี้ได้ ในกรณีเช่นนี้ เมื่อมีความเชื่อมั่นอย่างจริงใจหรือมีเหตุผลว่าไม่สามารถเรียกคืนได้ ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการตัดบัญชียอดที่ค้างชำระ

รายการนี้ถือเป็นการขาดทุนทางธุรกิจ ซึ่งเดิมทีอาจเป็นรายได้ แต่ตอนนี้ถือเป็นค่าใช้จ่ายและโอนไปยังบัญชีตัดบัญชีภายใต้บัญชีค่าใช้จ่าย

พิจารณาตัวอย่างที่ Frank มีใบแจ้งหนี้ค้างชำระ $200 เขาได้เลิกกิจการและจะไม่สามารถชำระได้

เพื่อตัดบัญชี ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. สร้าง Journal Entry ประเภท Write-Off Entry
2. เลือกบัญชี Write Off สำหรับ debit และ Debtors สำหรับ credit
3. เลือก Party Type เป็น Customer โดยมี Frank เป็น Party
4. เลือก Reference Type และ Reference Invoice ที่คุณต้องการตัดบัญชี (ขยายแถวของ Debtor แล้วเลื่อนลงไปยังส่วน Reference)

เมื่อตัดบัญชียอดคงค้างแล้ว ยอดดังกล่าวจะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย และยอดคงค้างของ Frank จะเริ่มแสดงเป็น 0

ในอนาคต หาก Frank มี คุณสมบัติ ที่จะชำระหนี้ที่ค้างไว้ในภายหลังหรือในปีถัดไป ให้สร้างรายการสมุดบัญชีย้อนกลับเพื่อนำ Frank ออกจากบัญชีตัดบัญชีเพื่อปรับยอดกับการชำระเงินที่ได้รับ